Mój zespół mnie nie rozumie. Słów kilka o komunikacji.

“Ile razy można im powtarzać?!”

“Co jest z nimi nie tak – mówię co mają zrobić, kiedy i po co to mają robić, a oni jak barany. Albo nie robią wcale albo robią nie tak!”

“Daję im dużo przestrzeni, swobody, decyzyjności a mimo to nie trzymają terminów, ich praca wygląda byle jak, ciągle są jakieś wymówki dlaczego coś się nie udało. Nie wiem co mam z tym dalej robić?”

Ile razy był_ś w takiej sytuacji? Ile razy wydawało Ci się, że mówisz “do ściany”? Ile razy zastanawiał_ś się co robisz nie tak? Setki jeśli nie tysiące właścicieli/lek firm, menedżerów/rek zarządzajacych zespołami czy organizacjami pozarządowymi zadaje sobie codziennie to pytanie, szukając jednoznacznej odpowiedzi. Często bezskutecznie.

Dzieci a komunikacja w firmie

Jeśli masz dzieci to na pewno choć raz trafił_ś na artykuł, post, książkę, wypowiedź, w której psycholodzy, terapeuci, edukatorzy mówią o metodach na wychowanie szczęśliwego, współpracującego z rodzicem, zaangażowanego, radosnego dziecka. Jeśli jednak nie masz dzieci to mimo wszystko – polecam zagłębić się w temat. Porad wszelkiego rodzaju jest cała masa. Jedni mówią o konsekwencjach (często mylonych z karą), inni o motywacji przez podawanie “marchewek” – dam im godzinę gry na konsoli gdy posprzątają w pokoju. Spotykałam się też z systemem transakcyjnym np. zbieranie żetonów w zamian za coś co dziecko zrobiło zgodnie z planem. Są też inne, bardziej drastyczne – jak zostawianie dziecka w innym pomieszczeniu żeby się uspokoiło (samo?!) lub zakaz wychodzenia na podwórko bo nie odrobiło lekcji.

Dlaczego wspominam o metodach “współpracy” z dzieckiem? Bo wielokrotnie, często nieświadomie, wnosimy te metody “wychowawcze” do naszych firm czy zespołów. Dzień po dniu realizujemy swój plan, bezrefleksyjnie używając metod z naszego dzieciństwa lub rodzicielstwa, nie zauważając, że tak naprawdę nie działają. Bo czy działałaby na Ciebie metoda nie-Twojego planu działania? Albo gdy ktoś codziennie sprawdza co i jak robisz, podpowiada każdy krok i karze za błędy, nie dostrzegając tego co Ci się udało, nawet drobnego sukcesu? A może był_abyś otwart_ na współpracę w zespole, w którym wyśmiewa się Twoje zachowanie? Albo tłumaczy coś przez “aż” 5 minut, używając skrótów myślowych, jednocześnie oczekując, że zrozumiesz i będziesz działać jak “starzy wyjadacze”? Tak szczerze – chciał_byś pracować w takim otoczeniu? Ja nie.

Dlatego mam dla Ciebie dziś propozycję, czegoś co jest podstawą w relacji, zarówno z dzieckiem jak i pracownikiem.

Bazowe umiejętności

W gąszczu metodologii, podpowiedzi, przekombinowanych rozwiązań znajdziesz też te bazowe, podstawowe, które działają. Proste, ale niestety albo nieznane, albo spychane w miejsce bardziej modnych, droższych. A tak na prawdę nie trzeba znać niewiadomo jakich narzędzi aby się dogadać, tak po ludzku.

Czym są te bazowe metody? Już podaję:

1. ton głosu
2. autentyczne zainteresowanie
3. aktywne słuchanie
4. szacunek i empatia
5. uprzejme oraz stanowcze pilnowanie ustalonych zasad

Ton głosu

To z jaką intonacją głosu wypowiadamy się jest pierwszym odbieranym sygnałem przez innych. Mniej istotne jest to co mówimy, ale w jaki sposób mówimy. Gdy nasz ton głosu jest silny i pewny jesteśmy odbierani jak osoby które wiedzą co mówią, znają się na rzeczy. Jednak trzeba tu uważać by nie popaść w ton nakazowy, wręcz krzyczący, wymuszający (tak, to też można wyczuć w naszej intonacji). Kiedy wypowiadamy się niepewnie, nasz głos sie łamie – jesteśmy odbierani jako nieprofesjonalni, łatwi do zignorowania, zmanipulowania.

Żeby to sprawdzić możesz zrobić z kimś ćwiczenie – używaj tylko wyrazu “la la la” ale wpowiadaj te głoski z różnym tonem, z intencją pokazania komuś że jesteś zł_, rozdraźnion_, niespokojn_, nie mając_ zaufania, uległ_ itd. Po takiej “rozmowie” zapytaj o wrażenia drugą osobę – czy wycztał_ dobrze Twoje emocje?

Autentyczne zainteresowanie

Można udawać zainteresowanie? Można. Można być też niezainteresowanym tym co ktoś do nas mówi? Można. Scenariuszy jest tu wiele. Jakby jednak nie kombinować, druga strona to wyczuje, podświadomie i po kilku (co wytrzymalsi – kilkunastu) próbach nie bycia słuchan_m – zrezygnuje.

Gdy rozmawiamy z drugą osobą patrząc w ekran telefonu lub laptopa, o autentycznym zainteresowaniu nie ma mowy. Albo gdy jesteśmy wściekli / zmęczeni / zniechęceni. Albo gdy gramy do innej bramki, mając tak naprawdę w nosie to co robi czy mówi druga osoba.

Dowiedz się co się dzieje że się tak dzieje? Co przeszkadza twoim pracownikom, że nie są w stanie trzymać się ustalonych zasad, że zawalają, że podkładają “świnie” dla innych. Zainteresuj się. Zapytaj. Znajdź przyczynę.

Aktywne słuchanie

O co chodzi z tym słuchaniem? Przecież słyszę co do mnie mówią!

No właśnie. Słyszysz czy słuchasz? Jesteś obecn_ gdy zwraca sie do Ciebie z prośbą pracownik? Dopytujesz, czy może jednak chcesz się jak najszybciej pozbyć intruza? Jesteś ciekaw_ co się faktycznie dzieje, za kulisami, czy może jedynie widzisz to co na pierwszym planie, bez wnikania?

Jaki jest sens przychodzenia do ciągle “nieobecnego” szefa? Po co mówić PM- mce, że znowu jest problem w projekcie, skoro za każdym razem zrzuca winę na brak komunikacji w zespole i nic z tym dalej nie robi. Po co pytać o radę CEO, skoro ta nawet nie zna imion swoich pracowników. No właśnie, po co?

Szacunek i empatia

Niby oczywiste a jednak tak rzadko stosowane, zwłaszcza w biznesie, zwłaszcza gdy mamy kryzys, konflikt, jesteśmy w zmianie. No bo jak można traktować z szacunkiem pracownika, który zawalił wielomilionowy projekt? Jak szanować wolontariuszkę, która trzyma się zasad ustalonych w organizacji (chociaż w terenie robi świetną robotę)? Jak pomóc koledze, który non stop rzuca kłody pod nogi? Da się, aczkolwiek łatwe to nie jest. Dlatego warto ćwiczyć codziennie szacunek i empatie, nie zapominając jednak o uprzejmej stanowczości.

Uprzejmość i stanowczość

Jak takie dwie, z pozoru odległe postawy, mogą współistnieć? Jak być stanowczym kiedy wszystko w nas wrze? Uwierz mi, wszystko to kwestia treningu. Im częściej, zwłaszcza w chwilach zdenerwowania, będziesz pamiętać o uprzejmości tym Twoja stanowczość będzie lepiej przyjmowana.

Zamiast drzeć się na zapominalskiego pracownika, przypomnij mu o zasadach panujących w firmie, z uprzejmością w głosie (i nie mamy tu na myśli ironicznego dogadywania czy mobbingowania z uśmiechem na ustach).

Zamiast wytykać innym błędy mailowo, przed całym zespołem, spotkaj się z człowiekiem, zapytaj, i wyjaśnij jakie macie zasady w zespole. Może zapomniał. Może choruje. Może ma życiowe problemy.

Zamiast dzwonienia po raz kolejny do nieobecnego na spotkaniach sprzedawcy – spotkaj się z nim na kawie i przypomnij o zasadach panujących w firmie. Jeżeli sie nie dogadacie – nie jesteście na siebie skazani. Pożegnajcie się uprzejmie. I tyle.

Pochylenie się nad drugą osobą wymaga czasu i uważności. Wymaga też codziennych ćwiczeń bazowych umiejętności. Zdaję sobie jednak sprawę że nie jest to łatwe do wykonania, gdy na co dzień masz dziesiątki rzeczy do zrobienia. Wszystkie tak samo pilne, ważne, istotne, duże…czy aby na pewno wszystkie? Pomyśl, wpisując kolejną rzecz na listę do zrobienia czy faktycznie jest dla Ciebie ważna? Bo może nie i bez większego problemu możesz ją zdelegować? A jeśli nie zdelegować całości to może w realizacji części kto Ci pomoże?

Jeżeli jednak nie masz nikogo chętnego do pomocy, wszystkie zadania są pożarami, nie widzisz porozumienia w zespole – zawsze możesz poprosić o wsparcie zewnętrznego konsultanta, trenera, szkoleniowca, mentora. Bo nie jesteś w tym sam_!